A dokumentumkezelő rendszerekkel foglakozó első írásunkban céloztunk arra, hogy a szakterületnek valójában két fő alkalmazási ága van, ennek egyike az ügyvitelben, a vállalatirányításban, a közigazgatásban alkalmazott vonal. Ezt az egyszerűség kedvéért nevezzük aktív jellegű dokumentumkezelési vonalnak.
Az ügyviteli területeken ( a funkciók hasonlósága miatt közös halmaznak is tekinthetjük az ügyvitel, a vállalatirányítás, a számvitel, a könyvelés vagy a szerződés-alapú jogi stb. területeket) a dokumentumkezelés szerves része a teljes folyamatnak, a dokumentumok mozgatása, kezelése, igazolása a napi munkákhoz kapcsolódnak az azokban résztvevő dokumentumok életciklusa megegyezik magával az azokat befogadó folyamatokéval. Például egy beérkező számla, pontosabban annak digitális másolata a számlákkal kapcsolatos szabványos munkafolyamatok szereplője, pontosan úgy, ahogy egy kézi számlaiktatásnál történne. Csak esetünkben minden mozzanat a képernyőkön, elektronikus formában történik, illetve az integrált rendszerünknek köszönhetően a manuálisnál sokkal több kényelmi és szakmai lehetőség hozzákapcsolására is módunk nyílik.
Egy számla életciklusa viszont azt is előrevetíti, hogy az élő folyamatok lezárultával az elektronikus dokumentum az aktív jellegből passzívvá válik. Egy korábbi számlához ugyanis csak ritkán nyúlunk vissza, például egy adóhivatali ellenőrzés során, miközben azok tárolása az adott törvényeknek megfelelő ideig történik.
Számtalan hasonló dokumentumtípus sorolható fel még, például a szerződések, műszaki leírások, tervek, műszaki rajzok is ilyenek, tehát minden, ami a cégünk múltjához, a már lezárult időszakokhoz kapcsolódik és azok életben tartására (a rendszerben aktívan szerepeltetésére) nincs szükségünk. Nagyszámú lezárt életciklusú dokumentum jelentősen terheli, lassítja az egész integrált rendszerünket, megnehezítik a szükséges információk kinyerését. Elég bosszantó, ha egy aktuális tételekhez rendelt lekérdezésnél az eredmények között már lezárt tételek is előkerülnek, csak mert erre a dokumentumkezelőnk nem lett felkészítve…
Dokumentumtárak
Az életünkben azonban vannak más olyan területek is - nem is egy -, ahol szintén dokumentumokat tárolunk, azokban keresünk, azokkal műveleteket végzünk. Például a könyvtárak katalógusai, újságok archívumai, egyetemi dokumentumok is ilyenek. Gondoljunk csak bele, egy egyetemi archívum, mely korábbi szakdolgozatokat, tanulmányokat és más fontos anyagokat tartalmaz, vagy egy könyvtár médiagyűjteménye, ahol korábbi újságok feldolgozott cikkeit is tárolják, mennyire más igényeket támasztanak egy dokumentumkezelő rendszerrel szemben! A tárolt információmennyiség lényegesen több, és főleg összetettebb egy ügyviteli rendszerben tárolt hasonló adatmennyiséghez képest. A dokumentumtárak valójában olyan különleges adatbáziskezelők, ahol a tárolt információk döntő részét a különböző digitalizált tartalmak jelentik.
A leírt feladatokhoz az úgynevezett dokumentumtárak illenek, melyek valójában a dokumentumkezelő rendszereknek az egyik részhalmaza. Azért vannak elkülönítve, mert teljesen más filozófia szerint alkalmazzuk azokat. Egy univerzális dokumentumkezelőnek lehet al-funkciója a dokumentumtár, de egy alapvetően dokumentumtárnak fejlesztett megoldás soha nem fogja kielégíteni egy ügyviteli terület igényeit. A dokumentumtárak hatalmas passzív adathalmaz előre definiált szabályok szerinti kezelését végzik.
Lényeg a passzív és az előre meghatározott!
Passzív, mivel az adatbázisba előbb kell elhelyezni a dokumentumokat - tehát nem az aktuális munkáink során kerülnek tárolásra - és az elhelyezett anyagok „várnak”. Várják, hogy egy kérés (lekérdezés) során szüksége lesz-e rájuk vagy sem. Ha nem, akkor „visszaalszanak”. Képzeljük el, hogy egy könyvtár adatbázisában hány tárolt tétel vár akár évekig, évtizedekig, mert nem indul egyetlen olyan keresés sem, mely rájuk nézve hasznos lenne…
Előre meghatározott, hiszen a lekérdezések során nem magukra a dokumentumtartalmakra keresünk rá, hanem a hozzájuk rögzített metaadatokra. Egy szöveges anyag esetében persze elvégezhető OCR alapú tartalomkivonás és ehhez lehet szabad szövegkeresést is hozzárendelni, de képek, hangok, filmek esetében ez nem működik. És ugye egy dokumentumkezelő nem csak A4-es papírokat, nem csak szkennelt lapok tartalmát „tárol”.
De kanyarodjunk csak vissza a számlákhoz!
A papíralapú számlák szkennelése során ma már egyszerűen kinyerhetjük azok tartalmát is, a dokumentumkezelőn keresztül az ügyviteli rendszerbe bejuttatott és az aktuális folyamatokhoz kapcsolt, abban pályára állított dokumentumhoz nemcsak az iktatási információk áttöltését automatizálhatjuk, hanem a metaadatok egy része (dátumok, számlaszám, cégadatok) is feltölthetők, segítve ezzel a később majd passzívvá váló számlamásolatokban a visszakeresését.
"Digitális" dokumentumkezelés a múltban
Természetesen már évtizedekkel ezelőtt is tudták a szakemberek, hogy a dokumentumkezelés automatizálása mennyire fontos dolog!
Az ügyviteli feladatokhoz sok évtizede megtalálták a megoldást, a Hollerith-kártyákba integrált 24x36 mm filmkocka tekintetében. A kártyák képi tartalmát automatikus fotóberendezésekkel lehetett rögzíteni, míg a „metaadatokat” a lyukkártyáknál megszokott módon lehetett hozzáadni. Erre a rendszerre az amerikai 3M cég már a hetvenes évek végén teljesen automatikus kamerarendszereket és kártyakezelő nyomtatókat forgalmazott.
A „humán” szektort sem felejtették el, erre a célra szintén a 3M cég kínált olyan mikroszámítógép vezérelt megoldásokat, melyeknél csak a megfelelő filmkazettát kellett a készülékbe belehelyezni, majd a metadatok alapján, melyek egy 8 colos floppyra kerültek, a olvasóberendezés már automatikusan kereste ki és vetített a szemünk elé a szükséges filmkockát.
A mai dokumentumtárak átvitt értelemben ugyanezen elvek szerint működő digitális megoldások.
A mikrofilm a mai napig használatban van, például autóalkatrész kereskedőknél is, hiszen digitalizálható a tartalmuk, de ez a reklámokkal ellentétben költséges és időigényes művelet, míg egy filmolvasó olcsó, a filmek pedig egyszerűen sokszorosíthatók . Egy 1990-es autó adatai pedig soha nem fognak változni…
Egy könyvtári rendszernél azonban minderre nincs mód, egy beszkennelt fényképhez az OCR alkalmazás nem tud metaadatokat létrehozni (legfeljebb a dátum hozható létre és pár batch-módban leírható alapadat rögzíthető automatikusan), a későbbi használathoz tehát nekünk kell „felszerelnünk” minden egyes rögzített tételt mindazzal az információkészlettel, melyek majd lehetővé teszik a visszakeresést! Ez önmagában is hatalmas munka és idő, de mindez lényegtelen, ha a metaadat-struktúrát helytelenül hoztuk létre. Mert a későbbi adathalászat ezek alapján lehetséges, pontosan csak az az információ kereshető vissza, melyhez megfelelő keresési paramétereket adtunk meg.
A dokumentumtárak lényege tehát az, hogy egy jellemzően nagyméretű archív adathalmazban az előre definiált paraméterek szerint kereshetjük vissza a kívánt információkat.
De hogyan válasszuk ki a nekünk megfelelő dokumentumkezelő alkalmazást? Milyen szempontokra koncentráljunk?
Integrálva vagy egyedileg?
Ahogy említettük, egy megfelelően tervezett dokumentumkezelő mindkét feladatkörre alkalmazható, de ne feledjük, egy ilyen megoldás lényege az aktív, ügyviteli folyamatokat napi szinten támogató működés, az adattári rész jellemzően csak kiegészítő lehetőség.
Ha abból indulunk ki, hogy az ügyvitel területén az összes folyamatokhoz illeszkedő megoldás az ideális, mivel egy vállalkozás szinte minden részéhez (a számvitel mellett élő szerződések, beszerzésekhez, készlethez vagy a humánterülethez is) kapcsolódnak olyan aktív dokumentumok, melyek az adott projekt teljes életciklusa során gyakorlatilag élőnek tekinthetők, akkor a klasszikus dokumentumkezelő megoldások - célszerűen a cégre szabott és nem az uniformizáltak - beszerzése javasolható. Gyakorlatilag az integrált rendszer részének kell tekinteni ezt a modult is.
Adott cégméretig az archív adatkezelés lényegesen kisebb feladatot képvisel az egészből, mint az aktív terület. Azonban egy adott cégméretnél elérhetjük azt a passzív dokumentummennyiséget, ahol az egységesítés filozófiája hátrányossá válhat, mivel egyetlen funkció optimalizálása ritkán eredményes két eltérő feladathoz! Már közepes méretű és forgalmú vállalkozásoknál is hamar eljutunk az 50-50%-os arányig, onnantól pedig nagyon gyorsan átbillen a mérleg a passzív dokumentumkezelés felé. Egy multinacionális vállalatnál nem csak a hatalmas napi dokumentummennyiség kerül folyamatosan az aktív területre, hanem a többi részleg (műszaki fejlesztések, marketing) önmagában is hatalmas passzív dokumentummennyiséget kezel. Ezt pedig párhuzamosan kell feldolgozni, irányítani, mindezt a vállalatirányítási és a műszaki részlegeknél egészen más filozófia szerint.
A másik végpont a „könyvtár” jellegű dokumentumkezelés, ahol akár a 90% ot is elérhetik a passzív tartalommal zajló műveletek. Ilyenkor persze célszerűbb eltérő rendszereket alkalmazni – és ez a világon így is történik -, hiszen egy állami szintű könyvtárban az ügyviteli feladatok nem igazán „találkoznak” a kutatókat, olvasókat kiszolgáló másik területtel.
Blogunkat persze nem az ilyen területeken tevékenykedőknek szánjuk, a példákat csak mint viszonyítási alapokat említettük meg, mi maradjunk az ügyvitel „oldalán”, ahol csak annyi a feladatunk, hogy eldöntsük, az alkalmazott dokumentumkezelő-rendszerünk elegendő-e az összes feladat lefedésére, és a másik részlegek anyagait valójában nem is akarjuk feldolgozni, mert nincs is szükség a valós idejű keresésekre.
Az ügyviteli területeken maradhatunk az integrált dokumentumkezelőknél, foglalkozzunk inkább a cégünk belső döntési folyamatainak pontos szabályozására.
