A digitalizált munkahelyekre meghatározott EU-s és hazai irányelvek hullámaira elég sokan ülnek fel napjainkban a siker reményében. Furcsa, hogy az olyan szakterületek is, mint a számvitel vagy a vállalatirányítás is bemozdult ebbe az irányba. Azért furcsa, mert a számvitel/ügyvitel, illetve a társterületek már több évtizede - a számítástechnika széles körű elterjedésének eredményei miatt - a „digitális” világban tevékenykednek, tehát a felhőalapú munkavégzés és a digitalizált vállalkozások világának az összemosása valószínűleg csak marketingokokból merül fel.

Nemrég rendezett egy szakmai szervezet a felhőalapú ügyviteli rendszerek jövőjéről szóló tematikus konferenciát, ha átvizsgáljuk az előadás anyagát, láthatjuk, hogy abban nem technikai kérdések sorakoznak, hanem kizárólag általános jellegű, kereskedelmi alapú irányelvek vannak ismertetve. A felhőalapú ügyvitelt, mint a mai korszerű technológiát nem szabad egyes fejlesztőcégek eladási szándékainak alávetni! Ellenkezőleg, az elveket felismerve kell a termékeket megfelelő szemlélettel kialakítani.

Korábbi írásainkban már többször jeleztük, a felhőalapú munkavégzés valójában csak egy virtuális térbe telepített vékonyklienses megoldás, azaz minden olyan fejlesztés, amely eredetileg is erre az útra lépett, eleve teljesíti a reklámozott felhőalapú munkavégzés követelményeit. Azok viszont, amelyek eddig nem ismerték fel mindezt, előbb a helyes irányba kell fordítani a kormánykereket. Persze csak abban az esetben, ha erre a területre szándékoznak lépni, ne utasítsunk el kapásból azokat a vásárlókat, akik a klasszikus lokális megoldások mellett maradnak.

Mese habbal?

Ha megvizsgáljuk, hogy mióta szólnak a felhőalapú munkavégzésről a szakmai hírek, meg fogunk lepődni! Már 2013-ban is találunk erről szóló MTA elemzéseket tartalmazó írást, például olyan címmel, hogy „A magyar kkv-knak is érdemes körül nézniük a felhőben”, mégis csak napjainkban indult el a „forradalom”. Időközben számos előrelátó cégnél ismerték fel a jövőt és így nekik nem is kell nulláról indulniuk. Ugyancsak várni kellett arra is, hogy a piacvezetők elkészítsék a saját magoldásaikat és elkezdjék bombázni velük a szakmát.

Mindez önmagában nem elegendő a sikerhez! Ezek csak az egyik oldal, a fejlesztők és kereskedők céljait szolgálják. Ahhoz hogy érdemben is elterjedjenek a korszerű rendszerek, ahhoz

a felhasználókat is meg kell győzni a korszerű technológia előnyeiről!

A korábban jelzett konferencia anyagában háromféle információt találtunk:

• általános szabványok, biztonsági előírások említését
• közhelyeket napjaink felhőrendszereiről
• a saját termékeik idealizálását

Az utóbbi érthető, mert ha előadóknak nem független elemzőket, hanem cégek vezetőit kérnek fel, akkor azok a saját portékájuk dicséretét helyezik előtérbe. Ugyanakkor az első pont semmit sem mond a hallgatóságnak (ha kell, az ő szakembereik is kényelmesen utánajárhatnak a szabályrendszereknek), a második pedig azt jelzi, hogy valójában az előadó(k)nak fogalmuk sincs az egészről, őket csak a trend érdekli.

Egyetlen olyan információ sem olvasható az anyagban, ami a felhasználókat arról győzné meg, hogy MIÉRT célszerű a felhőalapú alkalmazást választani, csak azt látjuk, hogy MELYIKET…

Vajon az a felhasználói réteg, akik jelenleg magával a felhőrendszerekkel szemben is fenntartásokkal van, miért ruháznának be egy új, ismeretlen környezetbe?

Ilyen előadások, konferenciák szinte hetente vannak, várható, hogy lesz hatásuk a szakmára, de előre vetíthető az is, hogy a végeredmény messze kerül az optimálistól. Sok helyen lesznek bevezetve új, felhőalapú megoldások, közben a felhasználói oldal légüres térbe kerül, számukra a fejlődés néhány IP címre, domain névre és új felhasználói felületre korlátozódik, a „mit, miért vagy hol” kérdések megválaszolatlanok maradnak. A cégvezetők, a menedzserek pedig bámulhatják az „üres falakat”, onnantól kezdve fogalmuk sem lesz arról, hogy az addig ismert folyamatok mostantól hol is zajlanak, azt kik működtetik! A cégüknek egy döntően bizalmas és meghatározó része kerül ki a kezük közül és nem utolsó sorban a felügyeletük alól.

Garancia – és ki garantálja?

Az ügyvitel területén olyan filozófiai, jogi és egyéb törvényalapú feltételek is léteznek, melyekre a reklámozott felhőalapú alkalmazások döntő többsége egyetlen választ ad:

...betartják az X vagy Y adatvédelmi előírásokat és Z időtartamú elérést garantálnak. És ha nem, akkor pedig adott kártérítést fizetnek.

Ez az ügyvitel területén azonban kevés! Ha a kiszervezett pénzügyi és stratégiai adataink általunk ismeretlen helyre kerülnek, akkor azzal a saját cégünk biztonságát veszélyeztetjük. Ha a megbízott cég hibájából történik valamilyen probléma, akkor nekünk az nem segít, ha a kártérítés fedezi a NAV bírságot, hiszen nem csak pillanatnyi kárunk keletkezik, hanem a hiba hosszútávon is hatni fog cégünk működésére, gondoljunk például bizalomvesztésre, melyekre már nem terjed ki a kártérítés.

Évekkel ezelőtt pár multinak a privát érdekvédő szervezete fenyegette meg a hazai vállalkozói szférát és követelte az alkalmazott programok adatainak és a szerződések tartalmának a kiadását. Olyanokét is, melyekre az ő jogosításuk nem is vonatkozott. Volt persze az országgyűlésben felszólalás az ügyben, az adóhatóság is azonnal lépett és cáfolta a híreket, de addigra már sok cég teljesítette a „kérést”, megszegve ezzel az aláírt megállapodásokat, kiadva bizalmas információkat egy harmadik félnek… Magyarán sok hazai szoftverfejlesztő vállalkozás piaci ellenfele gond nélkül megismerhette az árképzésüket, a szoftverkövetési, tanácsadási módjaikat, később ennek a trükknek a segítségével képben lehettek a saját ajánlataik kialakításánál.

Most ezek a cégek azt kérik, hogy a magyar vállalkozások telepítsék a komplett számviteli életüket az ő felhőjükbe… Mennyire hihető, hogy azok valóban titokban maradnak?

Ahogy korábban is javasoltuk:

A felhőalapú könyvelés, ügyvitel gond nélkül megoldható saját környezetünkben is.

A nagy cégek ajánlatai valójában arról szólnak, hogy megspórolhatjuk az infrastruktúrát. Ez egyáltalán nem igaz, mert csak jellemzően a saját szervert spórolhatjuk meg, minden másra továbbra is szükségünk van. A felhőalapú rendszerek bérleti díja, a tárhely árak pedig pár év alatt kiegyenlítik az egyszeri beruházásokat, majd már többletbe megy át. Ez tehát nem érv!

A döntés: saját felügyelet alatt tartjuk a bizalmas adatainkat vagy lemondunk azok felügyeletéről?

A konferenciákon, az előadásokon, a reklámokban látott-hallott ajánlatok az utóbbira bíztatnak bennünket. Azaz ültessük be a konkurens embereit a „páncéltermünkbe”, adjuk kezükbe az összes kulcsot és menjünk el ebédelni… Mert ez az ajánlat. Mert a beengedettek megígérték, hogy nem néznek a szekrényekbe, nem másolnak le semmit és kárt sem okoznak.

Az ajánlatok ugyanis nem csak egy felhőalapú rendszert kínálnak, hanem azt, hogy azt az ő környezetükben vegyük azt igénybe. Már egy CRM vagy készletnyilvántartás is felvet bizalmi kérdéseket, de a számlák, könyvelési adatok, a vállalati eredmények, raktárkészletek, rendelésállomány, a fejlesztési tervek, a szerződések területe fokozottan titkos jelleggel bír! A napjaink „big data” trendjét figyelembe véve az üzleti előnyszerzés nem csak egyes iratok ellopásával érhető el, hanem a konkurencia működésének elemzésével is.

Ehhez önként szolgáltassuk az adatokat?

Mi másképp látjuk!

Használjunk bátran felhőalapú megoldást, lehetőleg olyan forrásból, akiket ismerünk és személyesen is találkozhatunk velük – nem call centeres arcnélküli ügyfélszolgálattal kell tárgyalnunk -, a kéréseinket is figyelembe veszik, segítenek a problémáink leküzdésében, de a műszaki infrastruktúrát tartsuk a kezünkben! Nem az a kérdés, hogy a „szerver” hol van, hanem ahhoz hogyan férünk hozzá, annak biztonságára milyen ráhatásunk van.

Az üzleti életben – és a számvitel, ügyvitel is az üzlet szerves része – a konkurens célja az előnyszerzés. Az előnyszerzés egyik pillére az információszerzés! Miért mondunk le önként az információinkról? Miért segítjük a piaci versenytársainkat? Használjuk ki bátran a felhőben rejlő számtalan előnyt, újdonságot, de a jogainkról ne mondjunk le!

Ma, amikor a Facebookra feltett fényképeink garantáltan elindulnak ellenőrizhetetlen világkörüli útjukra, miért tesszük ki ennek a számláinkat, a szerződéseinket, a pénzügyi terveinket? Vajon mennyiben előnyös számunkra, ha bizalmas fejlesztéseinkről értesül az egész világ? Még mielőtt elkészülne és piacra dobhatnánk azt.

A felhőalapú munka új filozófiát, megközelítési módot igényel a felhasználóktól! Ismét felszínre került egy mára elfeledett klasszikus üzleti alap: a bizalmatlanság! Hogy legyünk óvatosak és olyan rendszert alkalmazzunk a napi munkánkhoz, mely garantálja adataink biztonságát. Mi dönthessünk arról, hogy adatainkat kikkel osztjuk meg.