Most, hogy az Európai Unió és vele szinkronban a magyar kormány is kiemelt projektként jelölte meg a digitalizációt, soha nem aktuálisabb a dokumentumkezelés, mint téma. Na jó, a digitalizálást mindenki úgy értelmezi, ahogy neki tetszik, vannak, akik a gyártást digitalizálnák(?), ők a robotizálásra gondolnak, mások az államigazgatást dolgoznák fel, sokan meg a cégek információáramlását. Nem is érdemes ezt kifejteni, a „digitális vállalkozás”-nak, mint szlogennel, valójában semmi értelmes sincs, ami a lényeg: felfoghatatlan mennyiségű pénz áramlik - pályázatokon keresztül - a témához kapcsolva gazdasági élet szereplőihez. És ha már támogatott a terület, nem árt átnézni, hogy a vállalkozási szférát menyiben és hogyan érinti az egész. Lépjük át a digitalizációnak a gyártással vagy a távközléssel kapcsolatos – egyébként szintén fontos - részeit, koncentráljunk egy másik fő területre, a dokumentumkezelésre!

Dicsérhető, hogy mára, amikor minden technikai környezet adott mindehhez, legalább az üzleti élet egyik fontos területe már belépett a XXI. századba. Hogyan is működtethető ma egy korszerű vállalkozás, ha a vállalatirányítást, a számvitelt, a készletgazdálkodást, a rendelésállományt ne támogatná valós időben egy dokumentumkezelő rendszer?

Ami negyven évvel ezelőtt a postázó kisasszonyok vagy hivatalokban a csőposta volt, a számtalan közbeiktatott manuális „felelőssel”, az ma a hálózatalapú munkahelyeken egy okos programmal kiváltható, ésszerűsíthető.

 Hatékony vállalkozások számára ma már nélkülözhetetlen a dokumentumkezelés!

 Az említett EU-s irányvonal remélhetően teljessé teszi a digitalizációt a vállalkozásoknál és a „digitális vállalat”, mint cél, idővel a cégek egészére is ki fog terjedni!

Addig azonban azzal is megelégednénk, ha a vállalatirányításhoz kapcsolódó feladatkörnél általánossá válna a dokumentumkezelés automatizálása…

Pár alapfogalom

A dokumentumkezeléssel kapcsolatban számos rövidítést kell megvizsgálnunk, mielőtt kitérnénk a „mikor, melyiket” kérdéskörre.

Az alap a CMS (content management system) marketingelnevezésű tartalomkezelő rendszercsalád. Valójában ez a dokumentumkezelésnek az alapja, van vállalati, webes, mobilos. Lényege, hogy segítségével a szükséges dokumentumainkat (optimális esetben bármilyent, papíralapúak másolatait, hangot, fotót, képet, különböző állományokat stb.) tárolhatjuk megfelelő struktúra alapján és ezekhez a kívánt feltétele mentén hozzáférhetünk, ezekkel bizonyos dolgokat végezhetünk.

A CMS részhalmaza a DMS (Document Management System), gyakorlatilag ma – tévesen- ezt nevezik a dokumentumkezelő rendszernek a vállalkozói szférában. Az eltérést a tartalom és a dokumentumok fogalom eltérése jelenti és mivel a vállalkozásoknál jellemzően az üzleti dokumentumok kezelése a cél, így ez lett az „alap”, az etalon. Később majd kitérek a kikerülhetetlen eltérésekre, amit persze nem a két szó jelentéskülönbsége takar…

CRM (Customer Relationship Management) fantázia nevű kapcsolatkezelő rendszerek. Igen enélkül sem a tartalom, sem a dokumentumkezelés nem működik, hiszen a tárolt információk jellemzően valamilyen partnerhez, eseményhez kapcsolódnak, azaz ezek alapadatait is tárolni kell.

BMP (Business Process Management), azaz üzletifolyamat-kezelés. Erre a nagyvállalati környezetben van leginkább szükség, hiszen ez egyben szimulációk, elemzések végzését is lehetővé teszi.

Hétköznapi esetekben, a KV-KKV területén a BMP alapjai (az elemzések, szimulációk kivételével) kiválthatók egy optimálisan kiválasztott és üzemeltetett CMS (DMS) + CRM kombóval, hiszen ebben a cégméretben lényegesen több haszna van a pontos információáramlásnak.

Nincs külön „szakszó” az időzítés feladatára. Pedig a fent leírt összes rendszer alapja az időzítés. Ami az ütemezést adja, enélkül hiába definiálunk dokumentumfolyamatokat, ha nem tudjuk azokról, hogy mikor kell végrehajtani, ha nincs határidőfigyelés stb. Szerencsére az CMS (DMS) rendszereket ellátták ezzel, és ha különállómodulokból építkezünk, akkor a CRM része az időzítés.

(Forrás: medimicro.com)

Méret a lényeg!

A CMS rendszerekből számtalan létezik. Vannak drága speciális megoldások a multik részére (ECMS), vannak kisebb cégméretre optimalizáltak, vannak fizetősök és ingyenes egyaránt. És választhatunk egységes rendszert, amit illesztenünk is kell a vállaltirányítási, számviteli megoldásainkhoz és vannak egységes, összetartozó modulokból összerakható rendszerek.

Amit nem hagyhatunk ki, az az optimális kiválasztás és a szükséges működési szabályok pontos definiálása és kőkemény szigorú betartása!

Számos esetben, amikor már használunk egy adott ügyviteli rendszert a vállalkozásunknál, célszerű, ha egy ahhoz optimálisan illesztett dokumentumkezelő megoldást választunk, hiszen ebben az esetben nincs szükség a meglévő rendszerünk átalakítására.

A dokumentumkezelők fontossága ma már szerencsére a legtöbb cégnél ismert, a problémát inkább a választás jelenti. Mert, ahogy már említettem, a kínálat jellemzően ügyvitel-orientáltságú. Ami most nem gond, de a kínálat legtöbbjénél a fejlesztők komplex, rengeteg szolgáltatást biztosító megoldásokban gondolkodtak. Ez pedig nemcsak az árat befolyásolja, hanem a használati rugalmasságot is.

Egy multinál, egy nagy létszámú és forgalmú vállalatnál, ahol a vállalat menedzsmentjét szakértő kollektíva segíti, nem gond ezek integrálása. De egy pár fős kisvállalkozásnál elég nagy feladat a tulajdonost rábeszélni egy olyan újdonságra, ami neki plusz feladatokat jelent. És ugye ebben az esetbe egy CMS kit irányítson, kinek adjon feladatokat, kit ellenőrizzen? Már az is eredmény, ha sikerül elérni, a dokumentumokat ne a számítógép átláthatlan mappa-dzsungelében tárolják, az üzleti számítások ne hétköznapi Excel táblákban kallódjanak, ha a napi beérkező emailek ne gyűljenek hetekig olvasatlanul.

Ez filozófia és nem IT infrastruktúra!

A dokumentumkezelés területén tehát nem a szükségesség kérdése merül fel – azról tudjuk hogy kell! -, hanem a meggyőzésé! És ha az sikerült, akkor minden cégmérethez találhatók számukra ideális megoldás.

Előnyök számtalanul…

A dokumentumkezelőkbe gyakorlatilag az összes, a vállalkozás működésével kapcsolatos dokumentum (számlák, levelek, szerződések, kimutatások, szállítólevelek stb.) beleirányítható, majd azok további „útját” a dokumentumkezelő a meghatározott feltételeknek megfelelően irányítja, szabályozza és ellenőrzi!

A dokumentumkezelők valójában egy korszerű, automatikus iratkezelő rendszerek!

Régen a Mari néni iktatta a beérkező postát, Kati néni szalad végig a küldeményekkel a napi útján, kézbesítette a leveleket, vitte céljához az ügyiratokat. Az igazolásokat a postakönyv adott sorában egy aláírás jelentette… Most ezt egy számítógépes program végzi. Általában az elektronikus formában érkező anyagok automatikusan kerülnek a rendszerbe, csak a papíralapúakat kell kézi erővel gépbe vinni.

A dokumentumkezelő

• felügyeli a folyamatokat
• az adott dokumentumfajtának megfelelő útvonalakon indítja el az adott anyagokat (vagy azok másolatát)
• figyeli az előírt határidők betartását
• automatikus értesítéseket küld az elvégzendő feladatokról
• az értesítést fogadó személyeknek elegendő egy internet hozzáférés, hogy igazolják vagy véleményezzék a dokumentumokat
• határidő be nem tartása vagy feladat teljesítésének elmaradása esetén további folyamatokat léptet életbe
• lehetővé teszi anyagok „kulcsszavas” visszakeresését

 És még számtalan további funkcióval „bízhatjuk” meg, miközben teljesülnek a csoportmunkával, a táveléréssel, a „titkos ügyiratkezeléssel”, az adatbiztonsággal kapcsolatos elvárásaink.

Szóval ma már nélkülözhetetlen a vállalkozások menedzsmentjei számra a dokumentumkezelés. Az idő pénz, a feledékenység káros… Elúszhatnak megrendelések, elmehetnek ügyfelek a késedelmes vagy pontatlan ügyintézés miatt, és a hatóság is súlyosan bírságol, ha késünk vagy hiányos a bevallásunk!

Általános dokumentumtárak.

De mi van abban az esetben, ha nem csak az ügyviteli folyamatokat vizsgáljuk. Egy vállalkozásnál számtalan olyan részleg is van, melyeknél egyáltalán nem azok a szempontok lényegesek, mint az ügyvitelnél.

Számukra az általános dokumentumtárak valamelyike a megfelelő választás. Persze maga a dokumentumkezelő rendszer lehet ugyanaz, de ma még ritka az ilyen univerzális megoldás.

Mi a lényeges eltérés? Hát az alkalmazási mód és az ehhez szükséges automatizmusok!

A klasszikus CMS megoldásoknál a folyamatok leírása a lényeges! Az általános dokumentumtáraknál maguk a tárolt tartalom és a hozzájuk rendelt metaadatok! Mindkettő esetében a digitalizált tartalom a rendszer része és mindkettőnél adott szempontok alapján férünk hozzá ezekhez.

Az ügyvitel-központú megoldásoknál a tárolt tartalommal végzendő folyamatokat irányítjuk, a tartalomkezelőknél maga a tartalom kinyerése a cél.

Egy országos könyvtárban, levéltárban nem az a lényeg, hogy a megtalált tartalom milyen ellenőrzési, jóváhagyási utakat járjon be vagy milyen határidőket kell figyelembe venni elolvasásukhoz, hanem az, hogy a legrövidebb idő alatt a legnagyobb pontossággal történjen az elérés.

Még valami! A felhasználók köre sem elhanyagolható! Az ügyvitelhez kapcsolt CMS megoldásokat szakemberek fogják használni. A hétköznapi tartalomkezelőket nagy számban hétköznapi laikusok is…

Ahogy korábban már említettem, a két csoport átjárható, a működésükben nincs eltérés, csak a felhasználásukban! Ismét a kiválasztás a lényeg, hiszen mindkettőnél alap a CRM és az időzítés. Csak az egyiknél ezekre alapozzuk a folyamatokat, a másiknál nem vagy csak esetileg.

Kijelenthetjük, a dokumentumkezelés, a dokumentumkezelő rendszerek esetében az a legjobb út, ha azok az adott felhasználási területnél alkalmazott IT infrastruktúrába illeszkednek, annak szerves részei, de legalább ugyanazokat az erőforrásokat használja, pontosabban egymás erőforrásaikat használhatják.

Napi hiba…

A bevezetőben már említettem az EU-s és az ezzel összhangban lévő kormányzati programot. Szép és roppant hasznos célok!

De megint elfelejtünk valamit, egy az egészet értelmetlenné tevő hiányosságot. A digitalizáció és az ehhez szervesen kapcsolódó dokumentumkezelés nem működik a múlt feldolgozása nélkül! Semmit sem érnek a legjobb megoldások, ha abba csak a most, a bevezetéskor létrejövő tartalmak kerülnek bele, csak azokat láthatjuk, azokkal dolgozhatunk.

Most, nulla óra nulla perckor célszerű tehát az ügyviteli oldalon beindítani a folyamatot és az ehhez tartozó múltat is feldolgozni. Majd nyitva hagyni a kaput az összes olyan területen, ahol gyártás, forgalmazás, szolgáltatás a tevékenység, hogy az ezek kiszolgálást lehetővé tevő funkciókat is integráljuk a meglévő rendszerhez és persze az azokhoz tartozó tartalmak is belekerüljenek a közösbe.

A digitalizált vállalkozás majd ekkor lesz értelmezhető…