A felhőmegoldások többértelműségéről már írtunk és a munkaalapú felhőhasználat félreértelmezésről is beszámolunk. Lássuk, melyek is ezek a félreértések. Induljunk abból, hogy a felhő jellemzően két csoport számára jelent pozitív dolgot, az egyik az átlagfelhasználóké - a hatalmas többségé -, akik a felhőknek főleg a tárhelyszolgáltatását és ritkábban a megosztási lehetőségeket veszik igénybe. Esetükben már az is ritkaszámba megy, ha egy magánfelhasználó az adott felhőszolgáltatónál elérhető kisirodai alkalmazásokat igénybe venné egy levél megírásához vagy egy egyszerűbb táblázat elkésztéséhez.

A másik csoport a nagy szoftvercégeket foglalja magába, ők mind megjelentek valamilyen „Cloud” fedőnevű szolgáltatásaikkal, ugyanakkor, ha megvizsgáljuk ezeket, gyakorlatilag mind a korábbi dobozos termékeiknek felhőbe költöztetését jelenti és a licenszelést és a terjesztést könnyíti meg számukra és ezért - és valamekkora tárhelyért - cserébe havi díjat szednek. Ritka az olyan, ahol valóban a távoli „felhős” távoli területen futna komplex megoldás, amit a felhasználók anélkül vehetnének igénybe, hogy a saját számítógépükre kliensalkalmazást telepítenének.

A felhőkben azonban tényleg dolgozhatunk, ha nem keverjük össze az olyan fogalmakat, mint a virtualizáció vagy a vékonyklienses üzem. Továbbra is az a véleményünk, hogy ezeket valójában egy közösként kell vizsgálnunk és nem napi trendekhez köthető fantázianeveik alapján.

Korábban már definiáltuk, hogy a lényeg nem más, mint hogy platform- és eszközfüggetlenül dolgozhatunk egyedül vagy többen ugyanazon a szoftverrendszerrel. A kérdések kibontásához a könnyeb utat fogjuk választani, nem egy komplex megoldást elemzünk, hanem megvizsgáljuk az irodai alaphasználathoz ingyenesen is igénybe vehető lehetőségeket, Ez persze kizárólag csak egy minimálszintet jelent, de gyakorlatilag a felhőalapú munka, a cloud computing alapját képviselik és ezáltal azok is megismerkedhetnek a lehetőségekkel, akik eddig távol maradtak a témától.

Kisirodába ezek is elegendőek

Határozzunk meg pár alapvető feltételt:

• Megfelelő méretű tárhely
• Szabadon beállítható jogosultsági mód
• Korlátlan megosztási lehetőségek
• Email alapú értesítések a munkafolyamatokról
• Csoportmunka jellegű feladatvégzés
• Szinkronizáció a lokális számítógépekkel
• Integrálhatóság a desktop alkalmazásokba.
• bővíthetőség kiegészítő alkalmazásokkal.

A munkalapú felhőhasználat legfontosabb feltételét, a verziókövetést, azonban nem írhatjuk elő, mert gyakorlatilag ezt csak egyetlen szolgáltató biztosítja már ingyenes környezetében is. Ugyancsak nem értelmezhető a bővíthetőség sem, mert az a szolgáltató filozófiájának a része, például a Googel a mobilosokra koncentrál, így minden kiegészítője azon felhasználi halmazra van optimalizálva. Az integrálhatóság is csak akkor lehet fontos, ha van desktop alkalmazásunk, de mi most arra mutatunk be példákat, hogy nincs… Nem kertelünk, a felsoroltakat a két „nagy”, a Microsoft OneDrive (korábban SkyDrive) és a Google Drive egyaránt tudja, annak ellenére, hogy ezek valójában csak email szolgáltatáshoz kapcsolt kiegészítők gyűjteménye.

Azokkal az esetekkel, amikor egy irodai környezetben nem alkalmaznak valamilyen szervert, azokkal nem érdemes foglalkozni, mára már a gép-több gép megosztás elavultnak számít. Tehát vegyünk egy szervert és kisirodai környezetet feltételezve 5-10 eszközt, melyek különböző időszakokban csatlakoznak a rendszerhez. Erre két módszer a jellemző:

- A felhasználói gépeken van az összes alkalmazás, a szerver csak a hálózat irányítását végzi, a fájlmegosztást, a levelezést és adott esetben valamilyen adatbázist biztosítja. Ez is egy mára meghaladott módszert jelez, hátráltatja a csoportmunkát és a távoli eléréseket. A karbantartás és a frissítések is erőforráspazarlók.

- A szerveren fut az elsőleges alkalmazás, jellemzően egy vállalatirányítási rendszer, míg a napi irodai alapfeladatokhoz tartozó programok még mindig a felhasználói gépeken találhatók. A szerveres alkalmazást így könnyű felügyelni, megoldható a távelérés is, de a többi feladathoz továbbra is ott a korlát, az egyedileg telepített szoftverek sokasága. Lehet, hogy számlák iktatása, a könyvelés korszerű elveken zajlik, de a többi dologra az emailes levelezgetés marad. Ez nem csak lassú, hanem idővel átláthatatlan is, rengeteg állományverzió lesz a különböző gépek merevlemezein, az aktuális is nehezen előkereshető és egy közbenső állapotot tartalmazó megnézése szinte lehetetlen.

Ha feltételezzük, hogy a felhőalapú munkavégzés jelenti a jövőt (ami ugye valójában egy vékonyklienses megoldás…), akkor miért nem visszük a napi irodai alapfeladatokat is a felhőbe? Hamarabb jutunk eredményre, a felhasználók is hamarabb hozzászoknak az új módihoz és anyagilag is jobban járunk.

Mit kapunk és mennyiért?

A széles körben elterjedt felhőszolgáltatók tehát biztosítják az alap irodai feladatokhoz szükséges alkalmazásokat. A Google-t tegyük másik kosárba, mert hiába van Google Dokumentumok, a Google Táblázatok, a Google Diák és a többi, ha egyrészt a programok MS Word, MS Excel stb. kompatibilitása messze esik az optimálistól, másrészt az elérhető app-ok is jellemzően valamilyen kiegészítő funkciókra (PDF konverziók, jelentésgenerálás) alkalmasak, nem pedig önálló feladatokhoz. Jellemzően mobilalapokra lett optimalizálva az egész.

Egy pár fős mikrovállalkozás persze használhatja fájltárolásra, állományok megosztására, a Google Űrlapokkal is egyszerűbb az interaktív formok adatainak a kezelése, de például a valódi csoportmunka céljára az ingyenes változat nem alkalmas. És pénzért a tárhelybővítés érhető el.

A Microsoft más úton közelítette meg a problémát, mivel az Office tekinthető az irodai munkák alapalkalmazásának – hiába tiltakoznak ez ellen a más, ingyenes rendszerek hívei, a tény az tény - , a kompatibilitás kérdése már kielégítődött. A közelmúltban bevezetett Office 365 egyrészt elérhető – persze lebutítva – a bárki által regisztrálható OneDrive fiókhoz, másrészt a fizetős céges előfizetés valójában teljes körűen az Office 2016-os csomag online változatát tartalmazza, az előfizetési díj is gazdaságosabb, mint a lokális gépekre egyenként megvásárolt dobozos kiadásoké! Egyszerű a csoportmunkába a kollégák meghívása, még arra is van mód, hogy a meghívottak úgy dolgozhassanak a körben, hogy nincs OneDrive regisztrációjuk. A verziókövetést pedig a Word, az Excel végzi, pontosan úgy, mint a dobozos változatoknál. Öröm az ürömben, hogy a Microsoft legutóbb 5 GB-ra csökkentette a tárhely méretét, másrészt a lokális fájlokat előbb fel kell tölteni a felhőbe és csak ezt követően dolgozhatunk velük… Azaz ha olyan helyen akarunk dolgozni, ahol nincs internet, akkor a laptopunk merevlemezén tárolt dokumentumokat sem tudjuk megnyitni… Ha van a gépünkre telepített Office csomag, akkor ránk erőlteti a felhős környezet, hogy a desktop verzióban dolgozzunk. Ez ilyenkor persze nem gond, hiszen gyorsabb és hatékonyabb a desktop-vonal, a többi előny pedig megmarad.

Két további hasznos újdonság, amit munka céljára használhatunk az a Sway és a Docs.com integrálása, az előbbi egy remek online prezentációs szolgáltatás – természetesen csoportmunka alapokon -, a powerpointos és a webes lehetőségeket keverve készíthetünk ismertetőket, előadásokat, céges termékreklámokat, a Dosc.com pedig egy egyszerű dokumentumtáróló, mellyel akár zárt kör, akár a teljes internetes közösség számárat tehetjük elérhetővé munkáinkat, dokumentumainkat.

Ilyen megközelítéssel, és a Microsoft erre épülő üzleti többleteinek figyelembevételével, a bemutatott rendszer már alkalmas a kisebb irodák napi alapfeladatainak kiszolgálására és a kisvállalati környezetben az integrált rendszereink háttérszolgáltatásaira is alkalmas.

Van azonban még egy, rendre elhallgatott szereplője a területnek, ez a BOX.COM! Nem email alapú, ugyanakkor már a táhelyszolgáltatása is munkaszemlélettel lett kialakítva, az ingyenes változat is rendelkezik az összes fent leírt feltételt kielégítő szolgáltatással. Az üzleti csomagok pedig a cégméretekhez vannak alakítva, a végső Enterprise változat akár nagyvállalati informatikai rendszerekhez is integrálható.

Minden funkció, szolgáltatás alapja a csoportmunka, a megosztásokra alapuló kommunikáció! Látjuk a saját vagy az általunk meghívottak „mappáit” csakúgy, mint azokat, melyek másoké és minket vontak be a körbe. Így a táhelyek is összevonhatók. A BOX gyakorlatilag szimulálja egy korszerű szerver fájlszolgáltatásait.

Hasznos, hogy különböző szinteken kommunikálhatunk a partnereinkkel, akár megjegyzések hozzáadásával (Youtube-féle kommentek…), ahol a felhasználók egymással is beszélgethetnek, (Messenger-jelleg…) és élő chat is van mindez mellé. A BOX még ingyenes állapotban is hatékony verziókövetéssel rendelkezik, az összes műveletről paraméterezhető üzenetküldéssel tájékoztatja az érintetteket (dokumentumkezelők…)

A BOX önmagában csak egy hatékony csoportmunkára optimalizált felhőalapú fájl és dokumentumkezelő, viszont az igénybe vehető kisalkalmazások sokasága teljessé teszi a szolgáltatást. Az alkalmazások Windows, iOS és Android rendszerekre, ingyenes vagy fizetős jelleggel és a szórakozástól a kőkemény munkaterületekig csoportosítva találhatók, egy részük a BOX-ba épül, mások pedig önálló felülettel, automatikus kapcsolódással használhatók. Lokális életünkhöz szinkronizációs alkalmazás és teljes körű Office integráció érhető el, a Wordünkből, Excelünkből például közvetlenül nyithatunk meg a BOX-ból állományokat és tárolhatjuk oda munkáinkat, amit a körbe meghívottak azonnal „kézbe vehetnek”, hiszen értesítést kapnak a változásokról. A BOX felhőalapú munkavégzést bemutató egyik különlegessége a DICOM orvosi dokumentumhálózat közvetlen elérése. Ami érdekes, mivel nálunk a háziorvosi közös adatkezelésére milliárdos fejlesztések zajlanak…

A leírtak csak ötletek és lehetőségek arra, hogy a felhőalapú munkavégzés alapjaival megismerkedhessenek a felhasználók. Sok esetben egy komplex irodai, ügyviteli felhőalapú (vékonykliensen) megoldás bevezetését akadályozhatja, hogy a munkatársak nem ismerik az új technológiában rejlő lehetőségeket. Ez lassíthatja a nagyobb üzleti rendszerek bevezetését, ami felesleges késlekedést, sőt anyagi veszteséget is eredményezhet. Azok, addig ma még megrögzötten ragaszkodnak az asztali csomagjaikhoz, a felhőalapú megoldások megismerése és megszeretése után gyorsan léphetnek a mai, korszerű útra. Ez nem csak az integrált rendszerek bevezetését segíti, hanem a legtöbb kisvállalkozásnál eredményez jelentős megtakarítást is.